Was kostet ein Lagerverwaltungssystem? Alle Infos im Überblick

Das Wichtigste in Kürze

• Die Gesamtkosten eines Lagerverwaltungssystems gliedern sich in Anschaffungskosten, Einrichtungskosten, laufende Betriebskosten sowie optionale Kosten für externe Beratung
• Beratungskosten durch Drittanbieter (ERP-Spezialisten, Logistikberater) können 10-30 % des Budgets für Anschaffung und Einrichtung ausmachen.
• Der Implementierungszeitraum eines WMS beeinflusst die Gesamtkosten: 3–6 Monate sind typisch.
• Kostenfallen vermeiden: Verdeckte Aufwände wie Datenmigration, Schulung oder Anpassungen früh mitplanen.
  
  

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Überblick: Was leistet ein Lagerverwaltungssystem?

Ein Lagerverwaltungssystem bzw. Warehouse Management System (WMS) digitalisiert Lagerprozesse wie:

• Wareneingang, Lagerung und Kommissionierung
• Versand und Bestandsführung
• Reporting und Schnittstellen (ERP, Shop, Transport-Systeme)

Damit sollen in der Regel Prozesse schneller, fehlerfrei und transparent gestaltet werden, was wiederum aber Geld kostet.

Kostenarten im Detail

Bitte berücksichtigen Sie, dass die hier genannten Kosten nur Beispielwerte darstellen und je nach individuellen Anforderungen und gewählter Lösung stark variieren können.

1) Initiale WMS Kosten

a) Kosten für Software Lizenzen

• On-Premise / lokal installiert: Einmalige Lizenz zwischen 10.000–50.000 €
• Bei SaaS-Lösungen (Software as a Service) auf Monatsbasis (s. unten)

b) Hardware-Kosten

• Mobile Scanner: ab ca. 150 €, Profi-Lösungen 400–800 € und mehr
• Etikettendrucker: 200–600 €, schwere Industriemodelle können deutlich vierstellig kosten
• Server / Netzwerkinfrastruktur: variabel, bei SaaS meist nicht nötig

c) Implementierung und Integration

• Standardintegration (ERP, Shop): 5–15 Arbeitstage à 1.000–1.500 €/Tag
• Individuelle Anpassungen: 20–60 Tage
• Externe Berater (Logistik oder IT): bis zu 30 % des WMS-Budgets

d) Schulung und Change Management

• Onboarding: 2–5 Tage
• Trainings für Mitarbeiter: 100–200 €/Teilnehmer
• Kommunikationsmaßnahmen intern (z. B. Workshops)

2. Laufende WMS-Kosten

• SaaS-Lizenz: 300–1.000 €/Monat (fallen bei On-Premise-Lösung nicht an), variiert sehr stark abhängig von User-Anzahl
• Support & Wartung: 15–25 % des Lizenzpreises jährlich
• Cloud-Hosting: beim SaaS inklusive, bei Eigenbetrieb abhängig von Infrastruktur
• Updates & Erweiterungen: ggf. Upgrade- oder Anpassungsaufträge
• Beratungspaket (z. B. Change Management): monatlich feste Retainer möglich

Praxistabelle: Beispielkosten eines mittelständischen SaaS-WMS-Projekts

(1 Standort, 5 Nutzer)

Wichtig: Eigenentwicklungen oder On-Premise-Projekte können das Budget deutlich erhöhen.

Beratungskosten Dritter: Worauf man achten sollte

Externe Beratung kann das benötigte Budget teilweise signifikant erhöhen:

• IT-Entwickler (ERP/Schnittstellen): 800–1.500 €/Tag
• Logistikberater (Prozessoptimierung): 800–1.500 €/Tag
• Change Agent (Mitarbeiterführung, Schulung): 300–800 €/Tag

Empfehlung: Frühzeitig klare Ziele, Rollen und Tagessätze definieren, um ungewollte Budget-Sprünge zu vermeiden.

Strategien zur Kostenkontrolle

Für möglichst überschaubare Budgets und einen entsprechend positiven Return on Invest haben sich folgende Praxistipps als überaus hilfreich erwiesen:

• SaaS statt On-Premise
  • geringere Einstiegskosten
  • meist bessere Skalierbarkeit
• Pilotphase starten
  • Testlauf mit Minimalumfang statt Komplett-Rollout
  • reduziert Risiken
• Fokus auf Standardprozesse
  • individuelle Anpassungen minimieren
  • prüfen, ob Individualprozesse tatsächlich notwendig sind
• Beraterbudget deckeln
  • Tagessatz-Obergrenzen oder Retainer
  • Schwellenwerte vereinbaren mit aktiver Kommunikation (z.B. 25%, 50%, 75% des definierten Beraterbudgets)
• Monatliche Risikoreserve und Reporting einplanen
  • 10–15 % Puffer
  • monatlich Budgetstatus tracken

Return on Investment (ROI): Warum ein WMS eine Investition und kein Kostenfaktor ist 

Bei aller Detailgenauigkeit in der Kostenplanung darf eine zentrale Frage nicht vergessen werden: Welchen Nutzen bringt das WMS – und wann rechnet es sich?

Ein gut eingeführtes Warehouse Management System sorgt für:

• weniger Fehler bei Kommissionierung und Bestandsführung (Fehlerraten sinken oft um 60–80 %)
• höhere Prozessgeschwindigkeit z. B. durch optimierte Laufwege oder automatische Lagerplatzvergabe
• niedrigere Personalkosten durch digitale Unterstützung der Arbeitsabläufe
• weniger Ausfallzeiten durch Echtzeitdaten & Warnmeldungen
• bessere Skalierbarkeit – bei Wachstum muss nicht neu geplant oder umgestellt werden

Je nach Ausgangslage liegt der ROI-Zeitraum typischerweise zwischen 12 und 36 Monaten, bei SaaS-Modellen oft kürzer.

Fazit

• Startkosten liegen meist zwischen 10 000–50 000 € (inkl. Hardware & Implementierung)
• Laufende Kosten bei SaaS im Bereich von 3 600–12 000 €/Jahr
• Beratungskosten können sinnvoll sein, müssen aber früh geplant & kontrolliert werden
• SaaS-Modelle wie Bitergo WMS Free ermöglichen einen risikoarmen Einstieg
• Transparenz & Puffer sparen langfristig – Planung ist alles

Ihre nächsten Schritte

• Kalkulieren Sie anhand der oben genannten Beispiel Ihre voraussichtlichen WMS-Kosten
• Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage zur ROI-Berechnung von WMS, um Ihr individuelles Budget abzuschätzen
• Vereinbaren Sie eine kostenfreie Erstberatung für die Budgetplanung