Was kostet ein Lagerverwaltungssystem?

Warehouse Management Systeme spielen eine entscheidende Rolle in der modernen Logistik und bieten Unternehmen die notwendigen Werkzeuge, um ihre Abläufe zu optimieren, die Bestandsgenauigkeit zu verbessern und den Kundenservice zu steigern. Die Implementierung eines WMS und der Betrieb erzeugen jedoch auch Kosten, die Unternehmen sorgfältig berücksichtigen müssen.

In diesem Blogbeitrag geben wir einen umfassenden Überblick über die mit einem Warehouse Management System verbundenen Kosten. Dabei unterscheiden wir zwischen Anschaffungs- und Installationskosten sowie den laufenden Kosten für den Betrieb (Lizenzen, Pflege, Service). Außerdem geben wir Tipps, wie die Kosten für die WMS-Installationen unterschiedlicher Hersteller recherchiert werden können. Dies soll Ihnen bei der Entscheidung für den Umstieg auf eine zu Ihrer spezifischen Anwendung passenden WMS-Lösung helfen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was leisten Warehouse Management Systeme?
2. Übersicht über die Kostenarten bei einem WMS
   • Anschaffungskosten
   • Einrichtungskosten
   • Betriebskosten
3. Was kostet ein Warehouse Management System? Detaillierte Kostenaufstellung
   • Hardwarekosten
   • Softwarekosten
   • Dienstleistungen zur Implementierung
   • Schulung und Support
4. Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen
   • Unternehmensgröße und Komplexität
   • Anpassungsanforderungen
   • Integration mit bestehenden Systemen
5. Tipp zur Kostenrecherche für Warehouse Management Systeme
6. Strategien zur Kostenverwaltung bei WMS
7. Fazit

Was leisten Warehouse Management Systeme?

Ein Warehouse Management System (WMS) ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Lagerprozesse zu steuern und zu optimieren. Ein WMS bietet Funktionen zur Verwaltung von Lagerbeständen, zur Steuerung von Kommissionierprozessen, zum Versand und zur Warenannahme. Ziel ist es, die Effizienz im Lager zu steigern, die Genauigkeit zu verbessern und die Betriebskosten zu senken.

Übersicht über die Kostenarten bei einem Warehouse Management System

Die Kosten für ein WMS lassen sich grundsätzlich in zwei Hauptkategorien einteilen: Anschaffungs- und Einrichtungskosten sowie Betriebskosten.

Anschaffungskosten

Anschaffungskosten umfassen alle einmaligen Ausgaben, die mit dem Kauf der WMS-Software und der notwendigen Hardware verbunden sind. Diese Kosten entstehen zu Beginn des Projekts und sind in der Regel nicht wiederkehrend.

Einrichtungskosten

Einrichtungskosten beziehen sich auf die Kosten, die bei der Implementierung und Konfiguration des WMS anfallen. Dazu gehören die Systemeinrichtung, Datenmigration, Integration in bestehende Systeme und eventuelle Anpassungen an spezifische Geschäftsanforderungen. Wichtig dabei ist es unserer Erfahrung nach, nicht nur die externen Kosten sondern auch alle internen Aufwände zu berücksichtigen.

Betriebskosten

Betriebskosten sind laufende Kosten, die erforderlich sind, um das WMS im Betrieb zu halten. Diese Kosten beinhalten Lizenzgebühren, Wartungskosten, Kosten für Updates und Supportleistungen.

Was kostet ein Warehouse Management System? Detaillierte Kostenaufstellung

Hardwarekosten für die Einrichtung eines WMS 

Die Einführung eines WMS kann neue Hardwareanforderungen mit sich bringen. Zu den typischen Hardwarekosten gehören:

• Server: Notwendig für die Speicherung und Verarbeitung von Daten, abhängig davon, ob eine lokale oder cloudbasierte Lösung gewählt wird.
• RFID-Scanner und Barcodes: Unverzichtbar für die effiziente Verfolgung und Verwaltung von Beständen im Lager.
• Arbeitsstationen und mobile Geräte: Für das Lagerpersonal, um mit dem WMS zu interagieren.
• Netzwerkausrüstung: Zur Sicherstellung einer zuverlässigen Kommunikation zwischen den Geräten und dem WMS.

In diesem Zusammenhang sei auf einen entscheidenden Vorteil von cloudbasierten WMS hingewiesen: Cloudbasierte WMS bieten eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere in Bezug auf Kostenersparnisse. Durch den Wegfall hoher Anschaffungs- und Betriebskosten insbesondere für Serverhardware ermöglichen cloudbasierte WMS Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt sich um komplexe IT-Infrastruktur kümmern zu müssen. Die skalierbare Kostenstruktur erlaubt es zudem, die Kapazitäten je nach Bedarf anzupassen und somit flexibel auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren.

Softwarekosten für Warehouse Management Systeme

Die Hauptsoftwarekosten umfassen den Kaufpreis des WMS bzw. die Lizenzkosten. Diese können, wie auch bei anderen Software-Lösungen, stark variieren, abhängig von den Funktionen des Systems, der Größe des Unternehmens und dem Anbieter. 

Leistungen zur Implementierung eines WMS

Implementierungsleistungen sind oft der größte Kostenfaktor bei der Einführung eines WMS und umfassen:

• Systemkonfiguration: Anpassung des WMS an die spezifischen Lagerprozesse des Unternehmens.
• Anpassungen: Änderungen am WMS, um besondere Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
• Datenmigration: Übertragung bestehender Daten in das neue System.
• Integration: Verknüpfung des WMS mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) und TMS (Transport Management Systeme).

Diese Leistungen werden im Normalfall als Dienstleitungen des WMS-Anbieters eingekauft. Unternehmen, die über eigenes IT-Knowhow und die entsprechenden personellen Ressourcen verfügen, können diese Leistungen zumindest teilweise als Eigenleistungen einbringen

Schulung und Support für den Betrieb eines WMS

Die richtige Schulung des Personals ist entscheidend für den Erfolg eines WMS. Die Kosten in diesem Bereich umfassen:

• Erstschulung: Umfassende Schulungsprogramme für alle Benutzer.
• Laufender Support: Zugang zu Support-Services, Benutzerforen und regelmäßigen Software-Updates.
• Dokumentation: Bereitstellung von Handbüchern und anderen Ressourcen für die Benutzer.

Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen

Unternehmensgröße und Komplexität

Größere Unternehmen mit komplexeren Lagerprozessen werden naturgemäß höhere WMS-Kosten haben, da umfangreichere Anpassungen, größere Datenmengen und erhöhte Hardwareanforderungen notwendig sind.

Anpassungsanforderungen

Je mehr ein WMS an die spezifischen Geschäftsprozesse angepasst werden muss, desto höher sind die Implementierungs- und Einrichtungskosten. Anpassungen können spezifische Workflow-Konfigurationen, besondere Berichtsanforderungen und maßgeschneiderte Integrationen mit anderen Systemen umfassen.

Integration des WMS in bestehende Systeme

Eine nahtlose Integration mit bestehenden ERP-, TMS- und anderen Unternehmenssystemen ist entscheidend für den Erfolg eines WMS, kann jedoch erhebliche Kosten verursachen. Diese Integrationen erfordern oft umfangreiche Entwicklungsarbeiten und gründliche Tests.

Tipp zur Kostenrecherche für Warehouse Management Systeme

Die tatsächlichen Kosten für die Einführung eines WMS und dessen kontinuierlichen Betrieb sind sehr stark abhängig von der individuellen Konfiguration des betreffenden Lagers, der Lagerverwaltung und der Einbindung in weitere IT-Systeme. (Siehe dazu das Kapitel „Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen“). Die hier angegebenen Zahlen können daher nur einen groben Rahmen abstecken.

Die Anschaffungskosten bzw. die Hardwarekosten für die Einrichtung eines WMS variieren von wenigen Tausend Euro (insbesondere bei Cloud basierten Lösungen) bis zu niedrigen sechsstelligen Beträgen bei größeren Anwendungen mit einer Vielzahl von Nutzern mit eigenen Endgeräten.

Die regelmäßigen Lizenzkosten für ein Warehouse Management System reichen von 15 Euro pro Benutzer und Monat bis zu 1.500 Euro pro Benutzer und Monat.
(Siehe dazu u.a. https://www.erp.de/erp-software/wms).

Bei der Planung einer passenden WMS-Lösung führt also kein Weg an einer individuellen Kostenrecherche vorbei. Welche Quellen und Methoden können hierbei genutzt werden?

1. Partner und Reseller: Kontaktieren Sie autorisierte Partner und Reseller des WMS-Anbieters, die Ihnen maßgeschneiderte Angebote und Preisinformationen basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen und dem Umfang Ihrer Implementierung geben können.
2. Website und Ressourcen: Besuchen Sie die offiziellen Hersteller-Webseiten, auf denen Informationen über die verschiedenen Module und deren Lizenzierung bereitgestellt werden. Auch gibt es dort Kontaktformulare, um direkt Preisinformationen anzufordern.
3. Angebotsanfrage: Nutzen Sie die Möglichkeit, direkt beim Hersteller ein Angebot anzufordern. Dies ist oft der genaueste Weg, da dann Ihre spezifischen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.
4. Beratungsfirmen: IT-Beratungsfirmen, die auf Warehouse Management Systeme spezialisiert sind, können ebenfalls wertvolle Informationen und Kostenschätzungen liefern. Sie bieten oft auch Implementierungsdienstleistungen an, was bei der Gesamtkostenermittlung hilfreich sein kann.
5. Online-Ressourcen und Foren: In Online-Foren und auf Fachw-Websites können Sie Erfahrungen und ungefähre Kosten anderer Unternehmen finden, die WMS-Lösungen bereits implementiert haben. Seiten wie SAP Community Network (SCN), Reddit, und andere IT-Fachforen sind gute Anlaufstellen.
6. Marktforschung und Berichte: Branchenberichte und Marktforschungsdokumente enthalten manchmal Informationen über die Preisspannen und Lizenzierungsmodelle für Warehouse Management-Softwarelösungen.

Unser Tipp: Da die Preise für Unternehmenssoftware oft nicht öffentlich zugänglich sind und sich auf viele individuelle Faktoren stützen, ist der direkte Kontakt mit dem Hersteller oder einem autorisierten Partner meist der effektivste Weg, um genaue und aktuelle Kostenschätzungen zu erhalten. 

Strategien zur Kostenverwaltung bei WMS

1. Gründliche Planung: Investieren Sie Zeit in die Planungsphase, um Ihre Anforderungen klar zu definieren und unnötige Anpassungen später zu vermeiden.
2. Stufenweise Implementierung: Erwägen Sie einen schrittweisen Ansatz zur Implementierung, beginnend mit den kritischsten Funktionen und schrittweise Hinzufügen weiterer Funktionalitäten.
3. Verhandlungen mit Anbietern: Verhandeln Sie mit Anbietern über bessere Preise, insbesondere für langfristige Lizenzen und Supportvereinbarungen.
4. Nutzung von Cloud-Lösungen: Cloudbasierte WMS können die anfänglichen Hardwarekosten reduzieren und bieten flexiblere Preismodelle.
5. Schulung und Veränderungsmanagement: Investieren Sie in umfassende Schulungen und Veränderungsmanagement, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und Widerstände seitens des Personals zu reduzieren.

Kosten in Relation zu Einsparpotentialen von WMS sehen!

Die Frage „Was kostet ein Warehouse Management System“ sollte nicht davon abgetrennt betrachtet werden, welche Kosten mit solchen Systemen eingespart werden können. Cloudbasierte Warehouse Management Software bietet enorme Einsparpotenziale.
Bei den einmaligen Investitionskosten sind beim Einsatz von Cloud WMS Kosteneinsparungen von bis zu beeindruckenden 52% im ersten Jahr möglich, die Reduktion der laufenden Kosten im Folgejahr beträgt bis zu 48% (Quelle: Fraunhofer-Innovationscluster Cloud Computing für Logistik – Sparpotentiale im Zeitverlauf).

Fazit

Die Implementierung eines Warehouse Management Systems ist eine bedeutende Investition, die jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit bringen kann. Das Verständnis der verschiedenen Kostenkomponenten - von der Anschaffung und Einrichtung bis hin zu den laufenden Betriebskosten - kann Ihnen als Unternehmer oder Logistikverantwortlicher helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Budgets effektiv zu verwalten. Die Berücksichtigung aller Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen, und die Annahme von Strategien zur Verwaltung dieser Ausgaben sind Grundlage für eine erfolgreiche und kosteneffiziente WMS-Implementierung.

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