"Die STIHL Vertriebszentrale Dieburg hat seit 2007 mehrere Wechsel des ERP-Systems durchgeführt, von WWS/400 über SAP R/3 zu SAP S/4 Hana. Hier hat Bitergo aktiv die Tests begleitet und jede Systemumstellung problemlos umgesetzt."
Jürgen Brandl
STIHL Vertriebszentrale AG & Co. KG
Herausforderung
- Bei der hohen Anzahl von Wiederverkäufern hat die STIHL Vertriebszentrale AG & Co. KG eine sehr große Anzahl an Ausgangsrechnungen und Gutschriften zu bewältigen. Mit der Einführung von E-Invoicing sollte dieser Prozess vereinheitlicht sowie übersichtlicher und effizienter gestaltet werden.
- Den Fachhändlern sollte eine moderne, komfortable Lösung des Rechnungsempfangs nebst revisionssicherer Archivierung der Rechnungsdaten angeboten werden.
- Ziel des Projekts war die komplette Digitalisierung des Rechnungsausgangs an STIHL Fachhändler in Deutschland.
Lösung
- Die Bitergo EDI-Lösung zur Rechnungsverarbeitung bildet den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungslegung und -verarbeitung ab: Von der Konvertierung, Erstellung und dem Versand bis hin zur Archivierung der ein- und ausgehenden Rechnungen. Eine besondere Spezialität ist die Bereitstellung dieser Daten in Webportalen mit SAP-Anbindung, um Händler und Lieferanten nahtlos zu integrieren.
- Zur Digitalisierung des Rechnungsausgangs für die STIHL Vertriebszentrale Dieburg hat die Bitergo ein Rechnungsportal entwickelt, welches zur elektronischen Präsentation von digitalen Rechnungen an Fachhändler dient.
- Die Rechnungsdaten werden aus dem SAP-System der STIHL Vertriebszentrale generiert und im EDIFACT-Format an Bitergo zugestellt. Bitergo konvertiert die Rechnungsdateien in das jeweils vom Fachhändler gewünschte Zielformat und stellt diese auf dem gewünschten Wege automatisiert zu. Über das Portal kann die STIHL Vertriebszentrale steuern, auf welche Art und Weise ein Fachhändler seine Rechnungen erhalten soll.
- Folgende Möglichkeiten der Rechnungszustellung stehen den STIHL Fachhändlern zur Auswahl:
- STIHL Fachhändler können ihre Rechnungen aus dem Rechnungsportal herunterladen. Dieses bietet umfassende Such- und Filtermöglichkeiten, um Rechnungen z. B. nach Datum, nach dem Namen oder eines bestimmten Zeitraumes anzeigen zu lassen.
- STIHL Fachhändler können ihre Rechnungen per E-Mail erhalten. Die Dokumente werden in diesem Fall über Bitergo automatisiert an eine im Kundenkonto hinterlegte Empfängeradresse versandt.
- Für Fachhändler, die dem elektronischen Rechnungsempfang noch nicht zustimmen können, werden die Rechnungsdaten elektronisch an einen Lettershop übermittelt, welcher den postalischen Versand an diese Fachhändler übernimmt.
- STIHL Großkunden können Ihre Rechnungen über eine X400 Schnittstelle in elektronisch einlesbarer Struktur erhalten.
- Die revisionssichere Archivierung der Rechnungsdaten ist ebenso ein Bestandteil der Lösung. Sämtliche Rechnungsdaten werden täglich automatisiert archiviert.
Vorteile
- Durch den Betrieb der Bitergo EDI-Lösungen im Betreibermodell „SaaS“ im eigenen Rechenzentrum waren für den Kunden STIHL Vertriebszentrale AG & Co. KG keine Investitionskosten in zusätzliche Hard- bzw. Software notwendig.
- Der Einsatz der verschiedenen EDI-Module ermöglicht der STIHL Vertriebszentrale die sichere Anbindung aller Fachhändler per EDI – auch, wenn diese selbst nicht EDI-fähig sind.
- Die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten minimiert manuelle Aufwände und Fehlerquoten bei schnellerer und effizienterer Bearbeitung.
- Mittlerweile nehmen 95 % der STIHL Fachhändler am elektronischen Rechnungsprozess teil. Dadurch profitiert die STIHL Vertriebszentrale von einer hohen Kosten- und Zeitersparnis bei der Ausgangsrechnungs-Verarbeitung und von einer hohen Entlastung hinsichtlich der gesetzlichen Pflichten zur Dokumentation und Archivierung von Rechnungsdaten.
Wichtigste genutzte Funktionen
- "eTransform": Konvertierung aus dem SAP-System der STIHL Vertriebszentrale in vom Fachhändler gewünschte Formate (XML, CSV, PDF, ZUGFeRD, XRechnung, ...)
- "WebEDI": EDI Fachhändlerportal zur Bereitstellung von Rechnungen mit 1-Jahres-Historie und schneller Dokumenten-Suche
- "eArchive": Revisionssichere Archivierung der Rechnungen für den Zeitraum von 10 Jahren
- "ePrint": Auslagerung von postalischem Rechnungsversand an einen Lettershop
In Produktion seit
2007
Die STIHL Gruppe entwickelt, fertigt und vertreibt motorbetriebene Geräte für die Forst- und Landwirtschaft sowie für die Landschaftspflege, die Bauwirtschaft und private Gartenbesitzerinnen und -besitzer. Die Produkte werden grundsätzlich über den servicegebenden Fachhandel vertrieben – mit 44 eigenen Vertriebs- und Marketinggesellschaften, rund 120 Importeuren und mehr als 55.000 Fachhändlern.