Lagerverwaltung mit Excel versus digitales Warehouse Management System - Vergleich und Empfehlungen insbesondere für kleine Unternehmen

Angesichts der heute gängigen Forderungen nach Schnelligkeit und Flexibilität entlang der gesamten Supply Chain stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Lagerbestände effizient zu verwalten und gleichzeitig höchste Genauigkeit zu gewährleisten. Gerade für kleine Unternehmen ohne große IT-Infrastruktur stellt sich dabei die Frage: Sollte man auf traditionelle Excel-Tabellen setzen oder auf moderne digitale Warehouse Management Systeme umsteigen?

In diesem Artikel vergleich wir die Vor- und Nachteile beider Lösungen für die Lagerverwaltung anhand folgender Kriterien:

• Welche Effizienz bietet die Lagerverwaltung mit einem modernen Warehouse Management System im Vergleich zur Lagerverwaltung mit Excel?
  
  
• Wie steht es um die Genauigkeit und Datenintegrität? Welche Risiken birgt die Lagerverwaltung mit Excel bei der Datenerfassung?
  
  
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Wie gut unterstützen Excel und Lagerverwaltungssysteme bei der dynamischen Anpassung an die Lagergröße und Lagerart?
  
  
• Was leisten Excel und moderne Warehouse Management Systeme jeweils in Sachen Datensicherheit?

Dieser Systemvergleich soll Ihnen bei der Auswahl der für Ihr Lager passenden Softwarelösung zur digitalen Durchführung der Lagerprozesse helfen. Eine praktische Checkliste am Ende des Artikels fasst die wesentlichen Entscheidungsmerkmale noch einmal ganz kompakt zusammen. 

Effizienz und Genauigkeit

Excel: Die vertraute Tabelle

Excel ist seit Jahren ein beliebtes Werkzeug für Unternehmen, um Daten zu organisieren und zu verwalten. Viele Unternehmen verwenden Excel-Tabellen, um Lagerbestände zu verfolgen, Bestellungen zu managen und Lieferungen zu überwachen. Die Einfachheit der Anwendung und die weit verbreitete Vertrautheit mit diesem Programm machen es zu einer attraktiven Option.

Effizienz mit Excel?

Excel bietet sicherlich eine einfache Möglichkeit, grundlegende Lagerverwaltungsaufgaben zu erledigen. Unternehmen können Tabellen erstellen, um Bestandsmengen zu notieren, Bestellungen zu verfolgen und sogar einige automatisierte Berechnungen durchzuführen. In kleineren Unternehmen, die über begrenzte Ressourcen verfügen, kann Excel eine kostengünstige und sofort einsatzbereite Lösung darstellen.

Genauigkeit und ihre Herausforderungen

Jedoch birgt die Verwendung von Excel für die Lagerverwaltung bestimmte Herausforderungen in Bezug auf Genauigkeit. Manuelle Dateneingaben können fehleranfällig sein, und es besteht die Gefahr von Verwechslungen, falschen Berechnungen und veralteten Informationen. Die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbedienung allein schon durch Eingabefehler in Bezug auf Zeilen und Spalten ist sehr groß. Dies kann zu Lagerbestandsproblemen, übersehenen Bestellungen und letztendlich zu unzufriedenen Kunden führen. Dazu kommt der Umstand, dass eine zeitgleiche Bearbeitung durch mehrere Nutzer nahezu unmöglich ist.

Digitale Warehouse Management Systeme: Die Zukunft der Effizienz und Genauigkeit

Im Gegensatz dazu bieten Warehouse Management Systeme eine modernisierte Lösung, um mit den komplexen Anforderungen heutiger Geschäftspraktiken Schritt zu halten. Diese Systeme integrieren fortschrittliche Technologien, um eine effizientere und genauere digitale Durchführung der Lagerprozesse zu ermöglichen.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Warehouse Management Systeme ermöglichen eine Automatisierung vieler Prozesse, von der Bestandsverfolgung bis zur Auftragsabwicklung. Mobile Datenerfassung mit dem Einsatz von Barcode-Scannern und RFID-Technologie können dazu beitragen, den manuellen Arbeitsaufwand zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Die Echtzeitaktualisierungen bieten einen klaren Überblick über den Lagerbestand, was zu schnelleren Entscheidungen und optimierten Lagerbeständen führt. Dabei wird die gleichzeitige Interaktion mit mehreren Nutzern zuverlässig unterstützt.

Höhere Genauigkeit durch Datenintegrität

Die Genauigkeit von Warehouse Management Systemen beruht auf der Datenintegrität. Automatische Dateneingaben reduzieren das Risiko von Fehlern erheblich. Echtzeitinformationen ermöglichen eine präzise Bestandsverfolgung, was zu genauen Prognosen und besserem Bestandsmanagement führt. Dies trägt nicht nur zur Kundenzufriedenheit bei, sondern minimiert auch finanzielle Verluste durch fehlerhafte Bestandsführung.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Die Skalierbarkeit und Flexibilität eines digitalen Lagerverwaltungssystems bzw. einer digitalen Lösung zur Durchführung von Lagerprozessen sind entscheidende Aspekte, die die Anpassungsfähigkeit an die sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens bestimmen. Sowohl Excel als auch Warehouse Management Systeme haben ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf diese wichtigen Eigenschaften.

Excel: Begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität

Excel-Tabellen stoßen oft an ihre Grenzen, wenn es um die Bewältigung wachsender Lagerbestände und komplexerer Prozesse geht. In kleinerem Maßstab mag Excel ausreichend erscheinen, aber mit zunehmender Unternehmensgröße und steigenden Lageranforderungen kann die Skalierbarkeit problematisch werden. Das Hinzufügen neuer Funktionen oder das Anpassen an spezifische Geschäftsprozesse kann zeitaufwändig und mühsam sein. Insbesondere bei der Synchronisierung mit anderen IT-Systemen erweist sich die Excel-Lösung als eher aufwändig bzw. nicht geeignet.

Warehouse Management Systeme: Agil und anpassungsfähig

Warehouse Management Systeme hingegen bieten in der Regel eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Diese Systeme sind oft modular aufgebaut und können leicht an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Die Integration neuer Funktionen, das Hinzufügen von Lagerstandorten oder die Anpassung an spezifische Branchenstandards erfolgen in der Regel nahtlos. Dies ermöglicht Unternehmen, sich agil an Veränderungen anzupassen und ihre Lagerverwaltung effektiv zu skalieren. Die Flexibilität erstreckt sich auch auf die Synchronisierung und Integration mit anderen Unternehmenssoftwareanwendungen, wie ERP-Systemen oder eCommerce-Plattformen.

Die Agilität eines Warehouse Management Systems ermöglicht es Unternehmen, auf saisonale Schwankungen, Markttrends oder veränderte Geschäftsmodelle schnell zu reagieren. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit bei.

Datensicherheit und -integrität

Die Sicherheit und Integrität von Lagerdaten sind von grundlegender Bedeutung, um reibungslose Betriebsabläufe sicherzustellen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu gewinnen. Sowohl Excel als auch Warehouse Management Systeme haben spezifische Merkmale, die ihre Fähigkeit zur Gewährleistung dieser kritischen Aspekte beeinflussen.

Excel: Herausforderungen in Sachen Sicherheit und Integrität

Excel-Tabellen können anfällig für Datenunsicherheiten sein. Insbesondere wenn mehrere Benutzer auf die gleiche Tabelle zugreifen, besteht das Risiko von Datenverlust, -manipulation oder unbefugtem Zugriff. Die begrenzten Sicherheitsfunktionen von Excel machen es schwierig, den Zugang zu sensiblen Lagerinformationen zu kontrollieren und zu überwachen.

Darüber hinaus sind Excel-Dateien anfällig für Beschädigungen, was zu Datenverlust führen kann. Ohne regelmäßige Backups und Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen einem erheblichen Risiko für den Verlust wichtiger Lagerdaten ausgesetzt sein. Bei alledem stellt sich bei der Nutzung von Excel die Frage nach der zentralen Ablage der Daten. Wie ist hier der sichere und bequeme Zugriff aller Nutzer organisiert?

Eine wesentliche Beeinträchtigung der Sicherheit bei der Arbeit mit Excel besteht in der nicht vorhandenen Nachverfolgbarkeit einzelner Veränderungen. Denn diese werden in Excel nicht protokolliert.

Warehouse Management Systeme: Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen

Digitale Systeme zur Durchführung der Lagerprozesse inklusive der Lagerverwaltung setzen auf fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Lagerdaten zu gewährleisten. Zugriffsrechte können fein granular gesteuert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können. Verschlüsselungstechnologien und sichere Übertragungsprotokolle schützen vor Datenmanipulation und unbefugtem Zugriff.

Die Datensicherheit bei digitalen Lagerverwaltungssystemen umfasst auch regelmäßige Backups, um im Falle von Systemausfällen oder menschlichen Fehlern eine schnelle Wiederherstellung zu ermöglichen. Diese umfassenden Sicherheitsmaßnahmen tragen dazu bei, das Vertrauen der Stakeholder zu stärken und die Ausfallzeiten aufgrund von Sicherheitsproblemen zu minimieren.

Gesamtbetrachtung und Empfehlungen

Nachdem wir die verschiedenen Aspekte von Lagerverwaltung mit Excel im Vergleich zu digitalen Lagerverwaltungssystemen betrachtet haben, ist es nun an der Zeit, eine Gesamtbetrachtung vorzunehmen und Empfehlungen für die Auswahl eines geeigneten Ansatzes auszusprechen.

Excel-basierte Lagerverwaltung

Excel bietet eine einfache Lösung für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, die grundlegende Lagerverwaltungsaufgaben erledigen müssen. Die Einfachheit der Anwendung und die niedrigen Kosten machen es zu einer sofort einsatzbereiten Option. Jedoch sollte berücksichtigt werden, dass manuelle Dateneingaben zu Genauigkeitsproblemen führen können, was sich negativ auf Lagerbestände und Kundenzufriedenheit auswirken kann. Ebenso zeigt Excel Schwächen in Bezug auf den Schutz sensibler Informationen und den Schutz vor Datenverlusten. 

Bei wachsenden Geschäftsanforderungen, dem Streben nach Effizienz und höchster Genauigkeit sowie dem Fokus auf Datensicherheit und -integrität ist der Übergang zu einem digitalen Lagerverwaltungssystem zu empfehlen.

Warehouse Management System

Digitale Lagerverwaltungssysteme bieten durch Automatisierung, vielfältige Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme und eine hohe Datenintegrität und -sicherheit eine fortschrittliche, zukunftsfähige Lösung für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und höchste Genauigkeit in der Lagerverwaltung gewährleisten wollen. Die Skalierbarkeit und Flexibilität dieser Systeme ermöglichen es, sich den wachsenden Anforderungen anzupassen und agil auf Veränderungen zu reagieren.

Innovation als Schlüssel zum Erfolg

Es zeigt sich, dass Unternehmen, die auf innovative Lösungen setzen, in der Lage sind, ihre Lagerverwaltung effektiv zu optimieren und sich an die ständig ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Investition in digitale Lagerverwaltungssysteme ist ein Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit, der nicht nur die betriebliche Effizienz steigert, sondern auch das Potenzial für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsvorteile eröffnet.

Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch, um gemeinsam die für Sie passende Lösung für Ihre Lagerverwaltung zu finden. Unsere Checkliste kann dabei unterstützen, indem sie Ihre individuellen Anforderungen aufzeigt. Verwenden Sie diese als Grundlage für ein Beratungsgespräch oder kontaktieren Sie uns gerne direkt unter 

Telefon: 0231 878008-0
E-Mail: wecare@bitergo.de