Warehouse Management Systeme spielen eine entscheidende Rolle in der modernen Logistik und bieten Unternehmen die notwendigen Werkzeuge, um ihre Abläufe zu optimieren, die Bestandsgenauigkeit zu verbessern und den Kundenservice zu steigern. Die Implementierung eines WMS und der Betrieb erzeugen jedoch auch Kosten, die Unternehmen sorgfältig berücksichtigen müssen.
In diesem Blogbeitrag geben wir einen umfassenden Überblick über die mit einem Warehouse Management System verbundenen Kosten. Dabei unterscheiden wir zwischen Anschaffungs- und Installationskosten sowie den laufenden Kosten für den Betrieb (Lizenzen, Pflege, Service). Außerdem geben wir Tipps, wie die Kosten für die WMS-Installationen unterschiedlicher Hersteller recherchiert werden können. Dies soll Ihnen bei der Entscheidung für den Umstieg auf eine zu Ihrer spezifischen Anwendung passenden WMS-Lösung helfen.
Ein Warehouse Management System (WMS) ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Lagerprozesse zu steuern und zu optimieren. Ein WMS bietet Funktionen zur Verwaltung von Lagerbeständen, zur Steuerung von Kommissionierprozessen, zum Versand und zur Warenannahme. Ziel ist es, die Effizienz im Lager zu steigern, die Genauigkeit zu verbessern und die Betriebskosten zu senken.
Die Kosten für ein WMS lassen sich grundsätzlich in zwei Hauptkategorien einteilen: Anschaffungs- und Einrichtungskosten sowie Betriebskosten.
Anschaffungskosten umfassen alle einmaligen Ausgaben, die mit dem Kauf der WMS-Software und der notwendigen Hardware verbunden sind. Diese Kosten entstehen zu Beginn des Projekts und sind in der Regel nicht wiederkehrend.
Einrichtungskosten beziehen sich auf die Kosten, die bei der Implementierung und Konfiguration des WMS anfallen. Dazu gehören die Systemeinrichtung, Datenmigration, Integration in bestehende Systeme und eventuelle Anpassungen an spezifische Geschäftsanforderungen. Wichtig dabei ist es unserer Erfahrung nach, nicht nur die externen Kosten sondern auch alle internen Aufwände zu berücksichtigen.
Betriebskosten sind laufende Kosten, die erforderlich sind, um das WMS im Betrieb zu halten. Diese Kosten beinhalten Lizenzgebühren, Wartungskosten, Kosten für Updates und Supportleistungen.
Die Einführung eines WMS kann neue Hardwareanforderungen mit sich bringen. Zu den typischen Hardwarekosten gehören:
In diesem Zusammenhang sei auf einen entscheidenden Vorteil von cloudbasierten WMS hingewiesen: Cloudbasierte WMS bieten eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere in Bezug auf Kostenersparnisse. Durch den Wegfall hoher Anschaffungs- und Betriebskosten insbesondere für Serverhardware ermöglichen cloudbasierte WMS Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt sich um komplexe IT-Infrastruktur kümmern zu müssen. Die skalierbare Kostenstruktur erlaubt es zudem, die Kapazitäten je nach Bedarf anzupassen und somit flexibel auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren.
Die Hauptsoftwarekosten umfassen den Kaufpreis des WMS bzw. die Lizenzkosten. Diese können, wie auch bei anderen Software-Lösungen, stark variieren, abhängig von den Funktionen des Systems, der Größe des Unternehmens und dem Anbieter.
Implementierungsleistungen sind oft der größte Kostenfaktor bei der Einführung eines WMS und umfassen:
Diese Leistungen werden im Normalfall als Dienstleitungen des WMS-Anbieters eingekauft. Unternehmen, die über eigenes IT-Knowhow und die entsprechenden personellen Ressourcen verfügen, können diese Leistungen zumindest teilweise als Eigenleistungen einbringen
Die richtige Schulung des Personals ist entscheidend für den Erfolg eines WMS. Die Kosten in diesem Bereich umfassen:
Größere Unternehmen mit komplexeren Lagerprozessen werden naturgemäß höhere WMS-Kosten haben, da umfangreichere Anpassungen, größere Datenmengen und erhöhte Hardwareanforderungen notwendig sind.
Je mehr ein WMS an die spezifischen Geschäftsprozesse angepasst werden muss, desto höher sind die Implementierungs- und Einrichtungskosten. Anpassungen können spezifische Workflow-Konfigurationen, besondere Berichtsanforderungen und maßgeschneiderte Integrationen mit anderen Systemen umfassen.
Eine nahtlose Integration mit bestehenden ERP-, TMS- und anderen Unternehmenssystemen ist entscheidend für den Erfolg eines WMS, kann jedoch erhebliche Kosten verursachen. Diese Integrationen erfordern oft umfangreiche Entwicklungsarbeiten und gründliche Tests.
Die tatsächlichen Kosten für die Einführung eines WMS und dessen kontinuierlichen Betrieb sind sehr stark abhängig von der individuellen Konfiguration des betreffenden Lagers, der Lagerverwaltung und der Einbindung in weitere IT-Systeme. (Siehe dazu das Kapitel „Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen“). Die hier angegebenen Zahlen können daher nur einen groben Rahmen abstecken.
Die Anschaffungskosten bzw. die Hardwarekosten für die Einrichtung eines WMS variieren von wenigen Tausend Euro (insbesondere bei Cloud basierten Lösungen) bis zu niedrigen sechsstelligen Beträgen bei größeren Anwendungen mit einer Vielzahl von Nutzern mit eigenen Endgeräten.
Die regelmäßigen Lizenzkosten für ein Warehouse Management System reichen von 15 Euro pro Benutzer und Monat bis zu 1.500 Euro pro Benutzer und Monat.
(Siehe dazu u.a. https://www.erp.de/erp-software/wms).
Bei der Planung einer passenden WMS-Lösung führt also kein Weg an einer individuellen Kostenrecherche vorbei. Welche Quellen und Methoden können hierbei genutzt werden?
Unser Tipp: Da die Preise für Unternehmenssoftware oft nicht öffentlich zugänglich sind und sich auf viele individuelle Faktoren stützen, ist der direkte Kontakt mit dem Hersteller oder einem autorisierten Partner meist der effektivste Weg, um genaue und aktuelle Kostenschätzungen zu erhalten.
Die Frage „Was kostet ein Warehouse Management System“ sollte nicht davon abgetrennt betrachtet werden, welche Kosten mit solchen Systemen eingespart werden können. Cloudbasierte Warehouse Management Software bietet enorme Einsparpotenziale.
Bei den einmaligen Investitionskosten sind beim Einsatz von Cloud WMS Kosteneinsparungen von bis zu beeindruckenden 52% im ersten Jahr möglich, die Reduktion der laufenden Kosten im Folgejahr beträgt bis zu 48% (Quelle: Fraunhofer-Innovationscluster Cloud Computing für Logistik – Sparpotentiale im Zeitverlauf).
Die Implementierung eines Warehouse Management Systems ist eine bedeutende Investition, die jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit bringen kann. Das Verständnis der verschiedenen Kostenkomponenten - von der Anschaffung und Einrichtung bis hin zu den laufenden Betriebskosten - kann Ihnen als Unternehmer oder Logistikverantwortlicher helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Budgets effektiv zu verwalten. Die Berücksichtigung aller Faktoren, die die WMS-Kosten beeinflussen, und die Annahme von Strategien zur Verwaltung dieser Ausgaben sind Grundlage für eine erfolgreiche und kosteneffiziente WMS-Implementierung.
Planen Sie die Einführung eines WMS oder die Migration auf ein #Cloud #WMS? analysieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre persönlichen Einsparpotenziale.