Kostenlose Lagerverwaltung: Wann sparen Sie Geld? Wann wird es teuer?

Der Einsatz kostenloser Lagerverwaltungssoftware kann einen günstigen Einstiegt in die IT-gestützte Lagerverwaltung darstellen. Doch bevor Unternehmen diese Option wählen, sollten sie sich sehr genau auch über die Nachteile und Risiken kostenloser Lagerverwaltungssoftware informieren.

Lagerverwaltungssoftware überwacht und steuert alle Prozesse in einem Lager. Durch zentrale Datenverwaltung und Automatisierung erhöht sie dabei die Effizienz der Lagerverwaltung. Lagerverwaltungssoftware gibt es auch kostenlos. In diesem Artikel untersuchen wir, in welchen Fällen der Einsatz kostenloser Lagerverwaltungslösungen sinnvoll ist. Wo liegen die Grenzen für den Einsatz kostenloser Lagerverwaltung? Wie lässt sich abschätzen, ob eine kostenlose Lagerverwaltung für die eigene Intralogistikaufgaben reicht?

Lesen Sie im Einzelnen:

• Was leistet Lagerverwaltungssoftware?
• Was ist der Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Lagerverwaltungssoftware?
• Systematische Vorteile und Nachteile kostenloser Systeme der Lagerverwaltung
• Für welche Lagergrößen und Lagertypen ist kostenlose Lagerverwaltungssoftware noch sinnvoll?
• Wie kann ich die wirtschaftlichen Risiken kostenloser Lagerverwaltungssoftware abschätzen?
• Kostenlose Variante der Lagerverwaltungssoftware Bitergo WMS (Warehouse Star)

Was leistet Lagerverwaltungssoftware?

Lagerverwaltungssoftware (LVS) spielt eine entscheidende Rolle in der effizienten Organisation von Lagerbeständen in Unternehmen. Lagerverwaltungssoftware bietet eine Vielzahl von Funktionen, die dazu beitragen, den gesamten Lagerbetrieb zu optimieren. Dazu gehören die Verfolgung von Beständen in Echtzeit, die Optimierung von Lagerplätzen, das Kommissionieren, die Planung von Wareneingängen und -ausgängen sowie die Automatisierung von Prozessen wie Bestandsaktualisierungen und Bestellwesen.

Lagerverwaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihren Lagerbestand zu kontrollieren, Engpässe zu identifizieren und die Lieferkette effizient zu gestalten. Auch Aufgaben wie die Inventur werden effizient unterstützt. Ein systematischer Vorteil ist die zentrale, digitale Verwaltung aller Daten der Lagerverwaltung. Dies schafft größtmögliche Transparenz und Sicherheit. Zudem ermöglicht die digitale Verwaltung der Lagerdaten die Anbindung der Lagerverwaltung an übergeordnete Softwarelösungen wie ERP-Systeme und Auftragsverwaltung.

Durch die Nutzung von Lagerverwaltungssoftware können Unternehmen ihre Lagerbestände besser verwalten, die Kundenzufriedenheit steigern und ihre betriebliche Effizienz verbessern.

Was ist der Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Lagerverwaltungssoftware?

Lagerverwaltungssoftware sind in der Regel mächtige und komplexe Softwarelösungen. Dementsprechend fallen für ihre Nutzung normalerweise Kosten an. Das sind sowohl Lizenzkosten als auch Kosten für die Einrichtung und Pflege dieser Systeme. Doch es gibt auch Angebote für kostenlose Lagerverwaltungssoftware oder für kostenlose Varianten von Kaufprodukten.

Hier eine Auswahl solcher kostenlosen Produkte:

• Odoo Inventory
• Zoho Inventory
• Easyship
• Veeqo
• eSwap
• Sortly
• VARIO 8

Kostenlose und kostenpflichtige Lagerverwaltungssoftware unterscheiden sich in mehreren Aspekten, die Unternehmen bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Kostenlose Software bietet oft grundlegende Funktionen wie Bestandsverfolgung und einfache Lagerplatzoptimierung. Sie sind grundsätzlich so konzipiert, dass sie eher für kleinere Unternehmen mit einfacherem Lagerbedarf eignen. Oft fehlen erweiterte Funktionen wie automatische Bestellabwicklung oder detaillierte Berichterstattung. Auch die Skalierbarkeit ist in vielen Fällen eingeschränkt.

Im Gegensatz dazu bieten kostenpflichtige Lösungen eine breitere Palette von Funktionen. Diese umfassen fortgeschrittene Lageroptimierungsalgorithmen, Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP oder WMS sowie umfassenden Support und Schulungen. Kostenpflichtige Software bietet oft auch regelmäßige Updates und Upgrades, um mit den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens Schritt zu halten.

Für kostenlose Lagerverwaltungssoftware fallen keine zusätzlichen Kosten für das Programm an. Es gibt auch keine Bindung durch sonst übliche vertraglich geregelte Mindestlaufzeiten. Diese kostenlosen Lagerverwaltungstools werden einfach heruntergeladen und installiert.

Systematische Vor- und Nachteile kostenloser Systeme der Lagerverwaltung

Kostenlose Systeme der Lagerverwaltung können für Unternehmen eine verlockende Option darstellen, insbesondere für kleine Betriebe mit begrenztem Budget. Allerdings gehen mit ihnen auch bestimmte Vor- und Nachteile einher, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten.

Vorteile:

• Initiale Kostenersparnis
  Zu den Vorteilen kostenloser Lagerverwaltungssysteme gehört in erster Linie der Aspekt der Ersparnis von Software-Lizenzkosten. Für Unternehmen, die sich in der Anfangsphase befinden oder ein begrenztes Lagermanagement benötigen, können kostenlose Lösungen eine wirtschaftlich attraktive Option sein. Sie bieten in der Regel grundlegende Funktionen wie Bestandsverfolgung und Lagerplatzoptimierung, die für kleinere Betriebe ausreichend sein können.
  
  
• Schnelle Verfügbarkeit
  Ein weiterer Vorteil ist die einfache Verfügbarkeit und schnelle Implementierung kostenloser Lagerverwaltungssysteme. Oft können sie direkt online heruntergeladen und innerhalb kurzer Zeit in Betrieb genommen werden, ohne komplexe Installations- oder Schulungsprozesse durchlaufen zu müssen. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn Unternehmen schnell eine Lösung benötigen oder keine Ressourcen für umfangreiche Schulungen haben.

Nachteile

• Eingeschränkter Funktionsumfang
  Einer zentraler Nachteil ist die begrenzte Funktionalität im Vergleich zu kostenpflichtigen Lösungen der Lagerverwaltung. Kostenlose Lagerverwaltungssoftware bietet oft nur grundlegende Lagerverwaltungsfunktionen und kann daher für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen unzureichend sein.
  
  
• Mangelnde Skalierbarkeit
  Kostenlose Lagerverwaltungssysteme sind möglicherweise nicht in der Lage, mit dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens Schritt zu halten. Wenn das Unternehmen expandiert oder seine Betriebsabläufe weiterentwickelt, kann es erforderlich sein, auf eine kostenpflichtige Lösung umzusteigen, was zusätzliche Kosten und Arbeitsaufwand verursachen kann.
  
  
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
  Die verfügbaren kostenlosen Lagerverwaltungssoftware-Lösungen sind grundsätzlich Standardprodukte. Im Gegensatz zu den umfangreicheren und komplexeren Paid-Varianten bieten sie kaum Möglichkeiten der kunden- bzw. lagerspezifischen Anpassung.
  
  
• Mangelnde Supportoptionen
  Da kostenlose Lagerverwaltungssysteme oft von kleinen Entwicklerteams oder Community-Unterstützung bereitgestellt werden, können kostenlose Systeme möglicherweise nicht dieselbe Stabilität und Leistung bieten wie kostenpflichtige Lösungen, was zu Ausfallzeiten oder anderen Betriebsstörungen führen kann.
  Schließlich ist der Support ein entscheidender Faktor. Kostenpflichtige Anbieter bieten in der Regel einen dedizierten Support, der bei Problemen oder Fragen schnell zur Verfügung steht. Bei kostenlosen Lösungen kann der Support begrenzt sein oder möglicherweise nur durch Online-Ressourcen oder Community-Foren bereitgestellt werden.
  
  
• Sicherheit und Zuverlässigkeit.
  Kostenpflichtige Softwareanbieter investieren oft in robuste Sicherheitsmaßnahmen und redundante Serverinfrastrukturen, um Datenverluste zu vermeiden und die Verfügbarkeit der Systeme zu gewährleisten. Kostenlose Lösungen können möglicherweise nicht dieselbe Sicherheit bieten, was für Unternehmen mit sensiblen Daten ein Risiko darstellen kann.

Für welche Lagergrößen und Lagertypen ist kostenlose Lagerverwaltungssoftware noch sinnvoll?

Ob der Einsatz einer kostenlosen Lagerverwaltungssoftware eine betrieblich sinnvolle Option darstellt, entscheidet sich im Wesentlichen in folgenden Dimensionen:

• Größe/Lagerumsatz
• Funktionsbedarf
• Bedarf an Schnittstellen zu anderen IT-Lösungen (ERP, …)

Größe/Lagerumsatz bei kostenloser Lagerverwaltungssoftware

Vor der Entscheidung für eine kostenlose Lagerverwaltungssoftware ist unbedingt zu prüfen, ob diese die erforderlichen Größenordnungen an Lagerplätzen, Lagerbewegungen, Artikeln erfüllt. Und dabei reicht es nicht den aktuellen Status zu Grunde zu legen. Wichtiger noch ist die mittel- und langfristige geplante oder prognostizierte Lagerentwicklung. Nur eine Lagerverwaltungssoftware, die mitwächst, garantiert kontinuierliche Effizienz. Achtung: ein Wechsel des Lagerverwaltungssystems mitten in Wachstumsperioden stellt eine kritische Belastung des Unternehmens dar.

Funktionsbedarf

Erfüllt eine kostenlose Lagerveraltungssoftware die lagerspezifischen Funktionalitäten? Ein Abgleich des Leistungsumfangs anhand der folgenden Checkliste ermöglicht eine erste Abschätzung:

• Wareneingang
• Kommissionieren
• Einlagerung
• Umlagerung
• Umpacken
• Verpacken
• Warenausgang
• Versand
• Inventur
• Reporting

Dass die kostenlose Lagerverwaltung alle für den eigenen Lagerbetrieb erforderlichen Funktionen beinhaltet, ist eine notwendige Voraussetzung für deren Einsatz.

Bedarf an Schnittstellen zu anderen IT-Lösungen (ERP, …)

Oftmals ist für die Lagerverwaltung die Anbindung an weitere über- oder unterlagerte IT-Lösungen gefordert. Zum Beispiel an ERP-Systeme, kaufmännische Software zur Auftragsverwaltung, zu E-Commerce-Lösungen oder aber zur Steuerung von Flurförderzeugen oder Regalbediengeräten.

Kostenlose Lagerverwaltungssoftware bietet allermeist nur sehr eingeschränkte Schnittstellen zu solchen angrenzenden Lösungen. Das kann ihre Effizienz so sehr einschränken, dass ein Einsatz funktional und wirtschaftlich nicht sinnvoll möglich ist.

Wie kann ich die wirtschaftlichen Risiken und Nachteile kostenloser Lagerverwaltungssoftware abschätzen?

Sind die Anforderungen bezüglich Größe/Lagerumsatz, Funktionsbedarf sowie Bedarf an Schnittstellen zu anderen IT-Lösungen erfüllt, kann eine kostenlose Lagerverwaltungssoftware also eine kostengünstige Option sein. Aber es gibt wirtschaftliche Risiken und Nachteile im Vergleich zu kostenpflichtigen Angeboten der Lagerverwaltung zu beachten. Diese können so gravierend sein, dass ein Einsatz kostenloser Lagerverwaltungssoftware nicht geboten ist.

Die wirtschaftlichen Risiken funktionaler Einschränkungen bei kostenloser Lagerverwaltungssoftware

Die kostenlose Lagerverwaltungssoftware deckt 90% der funktionalen Anforderungen des eigenen Lagers? Die Versuchung ist groß, hier einen Kompromiss einzugehen und die fehlenden 10 % manuell oder mit proprietären Tools abzudecken. Doch der Arbeitsaufwand hierfür kann schnell wirtschaftlich relevante Nachteile verursachen.

Angenommen, die fehlende Funktionalität erfordert 60 Sekunden zusätzlichen Zeitaufwand pro Einlagerung. Dann summiert sich das bei 100 Lagervorgängen bereits auf 1 Stunde und 40 Minuten. Bei 1.000 Einlagerungen sind es 16 Stunden und 40 Minuten. Diese zusätzlichen Belastungen können die Einsparungen für Lizenzkosten schnell auffressen. Hier ist große Vorsicht geboten.

Die wirtschaftlichen Risiken durch eingeschränkten Service und Troubleshooting bei kostenloser Lagerverwaltungssoftware

In noch andere unternehmerische Dimensionen führen die Risiken, die durch mangelnden Service -und Support bei kostenlosen Lösungen der Lagerverwaltung entstehen.

Kostenpflichtige Verträge von Lagerverwaltungssoftware beinhalten sowohl kontinuierliche Updates und Service als auch Supportleistungen im Störungsfall mit definierten Reaktionszeiten. Beides entfällt im Fall kostenloser Lagerverwaltungssoftware.

Durch den eingeschränkten kontinuierlichen Service erhöht sich die Störanfälligkeit der Softwarelösung. Die wirtschaftlichen Schäden im Falle des Ausfalls oder der Störung der Lagerverwaltungssoftware können bedrohlich sein.

Das beginnt schon bei der längeren Reaktionszeit bei einem Anbieter kostenloser Lagerverwaltungssoftware auf eine bloße Frage zur Bedienung der Software. Die zusätzliche Wartezeit stört die Betriebsabläufe. Das kostet unmittelbar Geld durch Leerlaufzeiten beim Lagerpersonal und verursacht gegebenenfalls Unzufriedenheiten beim Kunden.

Doch was passiert, wenn eine Störung der Lagerverwaltungssoftware zu einem Stillstand im Lagerbetrieb führt. Das bei der Nutzung kostenloser Lagerverwaltung eingeschränkte Service-Level kann hier wirtschaftlich bedrohliche Ausmaße annehmen. Was kostet es, wenn ein Lager tagelang nicht funktionsfähig ist? Welche Strafen drohen unter Umständen bei Lieferverzug? Welcher Schaden entsteht für das Unternehmen, wenn in diesem Fall sogar ein Kunde gänzlich verloren geht?

Bei der Entscheidung für oder gegen eine kostenlose Lagerverwaltungssoftware sind also insbesondere Störfallszenarien sorgfältig zu prüfen.

Kostenlose Variante der Lagerverwaltungssoftware Bitergo WMS (Warehouse Star)

Insgesamt sollten Unternehmen bei der Entscheidung für oder gegen kostenlose Lagerverwaltungssysteme die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen und sicherstellen, dass die gewählte Lösung ihren individuellen Anforderungen und langfristigen Zielen gerecht wird. Während kostenlose Systeme eine kostengünstige Option bieten können, können sie auch Einschränkungen und Risiken mit sich bringen, die sich langfristig negativ auf die Effizienz und Produktivität des Unternehmens auswirken können.

In vielen Fällen spricht also einiges für den Einsatz kostenpflichtiger Softwarelösungen zur Lagerverwaltung. Auch bei diesen stellt sich selbstverständlich die Frage, welches Produkt zu den Anforderungen des eigenen Lagers passt. Und bei dieser Entscheidung können wiederum doch kostenlose Angebote eine hilfreiche Rolle spielen.

Manche Anbieter von kostenpflichtigen Lagerverwaltungslösungen bieten nämlich kostenlose Test- oder Demovarianten ihrer Produkte an. Schnell installiert unterstützen diese eine realitätsnahe Abschätzung der Tauglichkeit für das eigene Lager.

Genau dies bietet die Lagerverwaltungssoftware Bitergo WMS (Warehouse Star). Unter www.warehouse-star.de erhalten Interessenten einen persönlichen Zugang, mit dem sie 30 Tage lang alle Features der Lagerverwaltung kostenlos testen können. Die eingegebenen Daten bleiben im Fall der anschließenden Buchung eines der angebotenen Preismodelle vollständig erhalten und können nahtlos weitergenutzt werden.